Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren können Unternehmen die betreffenden Unterlagen vernichten. Ab dem 1.1.2021 dürfen daher folgende Buchhaltungsunterlagen entsorgt bzw. auf elektronischen Datenträgern gelöscht werden:
- Aufzeichnungen der Jahre 2010 und früher
- Inventare, die bis zum 31.12.2010 aufgestellt worden sind
- Bücher, Journale und Konten, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 2010 oder früher erfolgt sind
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die im Jahr 2010 oder früher aufgestellt worden sind
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2010 oder früher
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2014 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2014 oder früher
Hierbei sind allerdings die Fristen für die Steuerfestsetzung zu beachten. Die vorstehend genannten Unterlagen dürfen daher nicht vernichtet werden, wenn sie noch von Bedeutung sind, z. B.
- für eine begonnene steuerliche Betriebsprüfung,
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
- zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt oder
- bei vorläufigen Steuerfestsetzungen für diese Jahre.
Bei einer Umstellung des Datenverarbeitungssystems dürfen Daten des Altsystems, die älter als fünf Jahre sind, auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden. Sie müssen nicht mehr in dem Altsystem vorgehalten werden. Bei einer Systemumstellung in den Jahren bis 2015 können die mit dem Altsystem erzeugten Daten der Jahre 2011 bis 2015 jetzt also auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden.
Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt auch für Privatpersonen, deren Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen und aus sons- tigen Einkunftsquellen insgesamt 500.000 € im Kalenderjahr übersteigen. Ab dem 1.1.2021 dürfen entsprechende Aufzeichnungen und Unterlagen aus dem Jahr 2014 und früher ver- nichtet werden, wenn diese für laufende Verfahren nicht mehr von Bedeutung sind.